Afin de configurer une délégation sur sa boîte de réception, veuillez cliquer sur l’onglet Fichier.
Ensuite sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.
Enfin sur Ajouter. (Si Ajouter n'apparaît pas, il se peut qu'aucune connexion n'existe entre Outlook et Exchange. La barre d'état Outlook affiche l'état de connexion)
Vous donnerez alors accès au carnet d’adresses de tous les employés de votre entreprise. À noter qu’il est toutefois nécessaire que votre Double dispose d'une adresse email au même nom de domaine que le votre afin que la délégation puisse avoir lieu.
Par exemple [email protected], celle de votre Double devra également inscrite sous le domaine [email protected].
Cliquez ensuite sur Ajouter, puis OK.
Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, acceptez les paramètres d'autorisations par défaut ou sélectionnez les niveaux d'accès personnalisés pour les dossiers Exchange.
Par défaut, les autorisations accordent un droit d’édition sur votre calendrier mais ne permettent pas à votre Double d’accéder à votre de boîte de réception, vos contacts ou vos notes. Vous pouvez modifier l’autorisation pour chacune de ses catégories. Les voici détaillées:
Aucun : Aucune activité autorisée. L’utilisateur figure dans la liste des autorisations, mais ne peut pas ouvrir le dossier.
Relecteur : Lire les éléments uniquement.
Auteur : Créer et lire les éléments, et modifier et supprimer les éléments que vous créez.
Rédacteur : Créer, lire, modifier et supprimer tous les éléments.
Si un délégué a besoin d'une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion et les réponses, les paramètres d'autorisations par défaut, telles que Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions, sont suffisants. Vous pourrez conserver l'option Aucune pour le paramètre d'autorisation Boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué.
Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, vous devrez cocher la case Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.
Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case Le délégué peut voir mes éléments privés.